Я думаю, что Ваши наилучшие варианты:
- Используйте Exchange Server для этого. Если это не многие пользователи, смотрят на Windows Small Business Server
- Приложения Google User или отдельные учетные записи Google Calendar. Можно использовать многие сторонние приложения синхронизации для синхронизации вниз календарей от Google как gSyncIt, SyncMyCal и т.д.
Ссылка