Да, Exchange / Outlook (любая версия, начиная с 5.0) может использоваться для этой цели и удовлетворять этим требованиям.
Я бы просто указал, однако, что Глобальный список адресов по определению является глобальным. Его могут просматривать все, поэтому это не лучший инструмент для управления контактами. (И порядок поиска / полей в глобальном списке адресов оставляет желать лучшего, ИМО.)
Правильный инструмент - это объекты контактов AD / Exchange, которые часто используются так, как вам кажется. У нас есть куча групп контактов для различных отделов, уровней управления, команд и даже VIP-персон, и это довольно стандартно в моем опыте.
Настроить общие папки Exchange с желаемыми наборами разрешений, заполнить контактными объектами, и это здорово много это. Намного проще, чем возиться с [G} AL,