Работа с огромными файлами данных Outlook
Недавно я унаследовал хаос ИТ-системы (мы даже не используем домены и групповую политику, несмотря на наличие сервера).
Одна серьезная проблема, с которой я часто сталкиваюсь, заключается в том, что файлы данных пользователей Outlook достигают огромных объемов (например, 49 ГБ), и, как вы понимаете, это вызывает некоторые проблемы. Мы используем биржу Microsoft, размещенную через Rackspace. Наши сотрудники утверждают, что им необходимо сохранить эти электронные письма, поскольку мы являемся компанией по страхованию титулов.
Мой вопрос: Есть ли лучший способ разделить эти файлы данных на части и просто сохранить файлы, которые им нужны в данный момент, и сделать резервную копию удаленных писем для просмотра позже? Да, я знаю, что могу попытаться экспортировать удаленную папку электронных писем в файл данных Outlook, но сам этот файл будет огромным, и для завершения резервного копирования для каждого пользователя потребуется много часов. Если это лучший способ, я, вероятно, смогу сделать это за ночь, но я просто ищу более изящный / быстрый способ справиться с этим. Я чувствую, что все, что я делаю с этими электронными письмами, требует времени. Это, наверное, звучит как глупый вопрос, но наши пользователи очень разборчивы, и изменения пугают их до чертиков.
(Я отвечаю на этот вопрос, потому что это близкая и дорогая мне тема, но это пограничный вопрос для ServerFault, потому что он имеет огромный компонент «управления пользователями» в дополнение к техническим аспектам. )
Как сказал Свен в комментариях, если у вас есть юридические требования к хранению, вам потребуется подходящее решение для архивирования. Вы отметили этот обмен , и, если это верно, существует множество инструментов для архивирования, хранения и применения политик.
Еще одна вещь, на которую я подозреваю, вам нужно обратить внимание - это управление документами. Если у вас есть пользователи с гигабайтами электронной почты, я уверен, что у вас действительно есть люди с гигабайтами вложений. Ваши пользователи хранят все эти электронные письма с вложениями (возможно, с большим количеством избыточных), потому что они привыкли использовать электронную почту для управления документами ... они по сути используют электронную почту в качестве метаданных для документов.
Если В этом случае есть другие инструменты для Outlook и Exchange, которые могут дать вам больший контроль над вложениями, и если ваши пользователи полагаются на электронную почту для хранения документов с контекстом, тогда другие инструменты, на которые вы можете обратить внимание, предназначены для извлечения писем из Outlook.
Хотя внедрение новых бизнес-процессов для лучшего управления документами и информацией не является строго технической проблемой, если вы отвечаете за ИТ, это область, где вы можете поддержать бизнес, найдя лучшая технология для людей.
У вас есть несколько вариантов. Вы можете создать для пользователей архив Exchange и политику хранения для перемещения данных в архив (вы можете указать время). Это переместит данные из основного почтового ящика и предотвратит раздувание OST.
Вы также можете использовать ползунок синхронизации в Outlook, чтобы гарантировать, что только ограниченный набор данных загружается в файл OST (для этого требуется Outlook 2013 или 2016). Этим было бы трудно справиться без GPO.
У вас также есть много сторонних продуктов, которые могут архивировать данные Exchange, но я не уверен, как они будут работать в размещенной среде.
Надеюсь, это поможет.
Если они хотят оставить его в стойке. Я считаю, что у них есть функция архивации, которую вы можете использовать для архивирования старой почты, чтобы она создавала резервную копию и не учитывалась при подсчете данных почтовых ящиков. Или разместите файлы на сервере, для которого выполняется резервное копирование, чтобы они могли получать электронную почту со своих почтовых ящиков.