Как Вы убеждаете пользователей отказаться от своих личных папок?
Одно из наиболее распространенных неправильных представлений о речи - то, что это легко, и можно просто бить его в сети как все другие трафик. Тот подход может работать, но действительно необходимо сделать некоторую подготовительную работу.
В первую очередь, удостоверьтесь, что Ваша сеть до него. Существует много анализаторов сетей там, которые будут работать на основе Вашей LAN и сообщать о потере пакетов, задержке и дрожании, а также пропускной способности. Вы услышите кавычки 64 Кбит/с пропускной способности для каждого разговора (использующий G.711) - который не включает протокол наверху, на практике, бюджет для 100 Кбит/с для каждого параллельного речевого вызова, и необходимо быть в порядке. Дрожание является уничтожителем, ненадежная сеть является кошмаром и не вызывает конца случайных проблем.
Проверьте свое оборудование - много низкокачественных маршрутизаторов выполняют Шлюз прикладного уровня в эти дни - это - цель, должен помочь Вам выполнить SIP через NAT, так как SIP встраивает дюйм/с в данных. Без исключения (и я видел довольно многих) я должен все же видеть ALG, который не повреждает SIP ужасно в некотором роде или другой. Любой достойный размещенный поставщик SIP выполнит контроллер границы сессии для питания NAT так или иначе, таким образом, это не будет большое беспокойство.
Многие поставщики будут разглагольствовать о QoS - только необходимо, если у Вас есть загруженная сеть и если Вы запускаете с загруженной сети, это только собирается ухудшиться.
Для сценария Вы описали, избегайте поставщиков низкого уровня как Skype. Ваш лучший выбор также:
Выполните VoIP PBX, который соединяется с PSTN, так, чтобы Вы выполнили VoIP в компании. Можно соединить эти два офиса, но удостовериться, что соединение между офисами достаточно хорошо.
Выполните VoIP PBX с межсоединением VoIP. Это может обычно быть более дешево, чем соединение с PSTN.
Используйте размещенного поставщика PBX. Это подобно тому, что раньше было известно как Centrex на PSTN.
Если Вы не знаете так много о VoIP и должны развернуть это, Ваш лучший выбор является последней опцией, если это у Вас есть небольшие числа людей в каждом сайте. Найдите хорошего поставщика, используйте гарнитуры, которые они рекомендуют.
Лучший способ поощрить пользователей заниматься новым сервисом, должен удостовериться, что лучше, чем, что Вы в настоящее время обеспечиваете, иначе какой смысл. Я удостоверился бы, что они имеют способность сохранить больше чем 200 МБ или обучены в том, как сократить их почтовые ящики больших вложений, хотя позволяет быть честным, кто действительно делает это?
Мы отодвинули от Личных папок некоторое время в прошлом году, и несмотря на добавленные несколько минут в неделю у меня могли бы быть пользователи показа, как очистить их почтовые ящики, я не оглянулся назад. Это было определенно встречено некоторым скептицизмом сначала, поскольку большинство пользователей привыкло к пределу 500 МБ на свои почтовые ящики и затем архивирующий к .pst, так как значительно прежде я присоединился к компании пять лет назад, но приближение к нему на постепенных этапах уменьшило нагрузку.
Первый шаг должен был увеличить дисковое пространство на Exchange Server, затраты которого были быстро выровнены по ширине к управлению путем объяснения стоимости потерянных данных в поврежденной личной папке, а также время, потраченное, чтобы попытаться восстановить повреждение .pst файлы, они купили его довольно быстро.
Следующий шаг должен был записать некоторую документацию для пользователей о том, как уменьшить объем данных, который они сохранили в почтовых ящиках / личные папки, лучший способ сделать, это должно объяснить, что это не принадлежности сумма электронных писем, которые Вы имеете, которые занимают место, moreso размер каждой электронной почты. Я показал им, что не все электронные письма являются тем же размером, и как они могут освободить выше на 50% данных путем чистки самых больших 10% их электронных писем. Я нашел, что 70% пользователей очистили их электронную почту после этого
Наконец, после объяснения пользователям ловушки личных папок и преимущества устройства хранения данных почтового ящика, такой, как автоматизировано ночные резервные копии их данных, которые могли быть восстановлены моменту времени, если бы они должны были потерять что-нибудь, способность получить доступ к их электронным письмам откуда-либо, им было нужно, а также утверждение (с одобрением управления), что мы больше не будем поддерживать повреждение личных папок, поскольку превосходящий сервис был теперь доступен (я должен добавить, что я никогда не отказываюсь поддерживать проблему, если это возникает, но я нашел, что, иногда говоря Вашим пользователям что-то больше не поддерживается, достаточно, чтобы поощрить их перемещаться в новую систему), я переместил их данные личной папки в их почтовые ящики как жест доброй воли, в течение нескольких недель.
Я затем контролировал объем данных, используемый каждым почтовым ящиком в течение нескольких недель, и скорректировал пределы на на пользовательское основание. Большинство остается с пределом на 1 ГБ, маленькое, которого немногие требуют 2-3gb и довольно много других на 500 МБ. Причина я не устанавливал эти пределы до миграции, состоит в том, что я полагал, что большинство пользователей удалит много более старых электронных писем, когда они знали, что все остальные делали ее, который на самом деле работал хорошо.
У меня есть большое понимание для Ваших пользователей. Вы делаете фундаментальную ошибку системного администрирования: Вы создаете решение, которое легко для системных администраторов, но забудьте потребности и требования пользователей. 200 МБ на пользователя просто безумны, и это - ограничение, которое вызывает проблемы для них, поскольку они должны обеспокоиться архивами и резервными копиями. Это напрасно тратится время и потраченные впустую деньги. Стоимость 1 ГБ устройства хранения данных по сравнению со временем, которое требуется для сортировки 1 ГБ электронных писем, чрезвычайно плоха в масштабе стоимости/преимущества.
Почему Вы не предоставляете своим пользователям "неограниченное" пространство памяти? На практике это не станет очень быстрым. Это устранит целую проблему с локальной архивацией, когда пользователи больше не должны будут удалять электронные письма.
Так, что необходимо говорить, что пользователи, "Вам больше не нужны личные папки. Мы будем хранить все электронные письма для Вас и заботиться о резервных копиях".
Это действительно легко. Хорошо легко сказать и легкий понять. Могло бы быть трудным сделать, как бы то ни было.
Проще говоря, необходимо понять пользовательские проблемы, и затем необходимо решить их проблемы, не проблемы Отдела ИТ. Если они используют файлы PST, затем узнают почему и адрес это. Если они отказываются измениться, затем узнают почему и адрес это.
Я сочувствую причинам, почему Вы не можете только дать людям 'неограниченное' пространство на почтовом сервере. Но я симпатизирую больше людям, которые просто пытаются сделать их работу и иметь для преодоления препятствий, которые отдел ИТ (таким образом, это чувствует им), помещающий в их пути.
Вы могли бы думать, "но мы не помещаем препятствия в их путь". Я уверен, что Вы не намереваетесь, но рассматриваете это: никто в их правильном уме не хотел бы использовать файл PST. Я имею в виду действительно, делаю Вы встаете по пятницам утром и думаете, что "Это была грубая неделя. Я думаю, что изменю к лучшему неделю путем обработки меня в новый файл PST!". По крайней мере, я действительно надеюсь, что Вы не делаете. Таким образом, если Ваши пользователи делают это затем, или Все они являются сумасшедшими, или у них есть проблемы, которые отдел ИТ не решают.
Их нежелание использовать mimecast функцию могло быть отсутствием понимания, как это работает, могло случиться так, что это не было правильно объяснено им с их точки зрения (как люди IT, мы обычно фокусируемся на том, насколько прохладный некоторая часть технологии а не о том, как это делает вещи легче для наших клиентов), или это могла бы быть доверительная проблема - если отдел ИТ был бесполезен в прошлом по почтовому пространству, и пользователи создали PSTs из отчаяния сами затем, они могут рассматривать новую систему как 'захват', чтобы взять под свой контроль их данные далеко от них и отложить его под режимом, который не всегда сочувствовал их потребностям.
Файлы PST получают плохой перенос, и иногда он раздувал и неоправданный. Если мой сервер Microsoft Exchange использования компании затем с помощью файлов PST обычно осуждается. Если моя компания использует внешнего почтового поставщика, который поддерживает только POP затем нет почти никакой альтернативы использованию файлов PST. It не, что сами файлы PST плохи, это - то, что пользователи обычно склонны позволять им вырасти до гигантских пропорций и того, что ими легко не управляют с системной точки зрения. Я соглашаюсь с pehrs в этом, Вы создаете систему, которая работает на управление, не принимая потребности во внимание Ваших пользователей. Вы предлагаете устранить что-то от своих пользователей без того, если их способ сохранить их электронные письма, после того как они превзошли любое ограничение размеров почтового ящика, которое Вы принимаете решение наложить.
Я вижу много вопросов здесь, которые обрушиваются к шаблону "этого, плохо" или "Я знаю, что не должен делать этого" без необходимого анализа относительно того, почему "это плохо" или почему "Я не должен делать этого" в конкретном сценарии. Использование файлов PST является одним из тех предметов, где существует много "файлов PST, злая" гипербола, которая именно так очень примыкает к победившей стороне, не будучи уделенным никакое критическое внимание относительно того, как они относятся к Вашей определенной ситуации. Файлы PST являются действительно злыми? Они - действительно такая плохая вещь? Ответ нет. Они могут быть проблематичными? Да. Это - Ваше задание, чтобы проанализировать риск и пользу использования их в Вашей организации и определить, является ли использование их осуществимым решением и в противном случае реализацией альтернативы, которая работает на Ваших пользователей.
Штат IT, ресурсы и инфраструктура там, чтобы позволить бизнесу быть более умным, более эффективным, более продуктивным, и более прибыльным. Вы там для них, не наоборот.
Ключевые игроки на бизнес-стороне дома должны понять, почему IT хочет выслать файлы PST. Люди средств в канавках, а также исполнительные люди типа.
PSTs пользователям не являются "плохими" или "злыми" - они - существенный инструмент, который позволяет им получать сделанную работу. Большинство людей не знает о рисках для компании в случае тяжбы или других отрицательных моментов, которые продолжают людей IT ночью. Архив, доступный через Outlook, должен заставить конечных пользователей сделать перевороты назад - то, что они не средства, что необходимо работать над общением с ними.
Я - один из тех пользователей, который использует Lotus Notes и был ограничен 200 МБ.
Я знаю, что Вы говорите о Outlook и не Примечаниях, но я должен вентилировать и сказать, что Lotus Notes ужасен (никогда не реализуют это); ужасно открыть, использовать, перейти, и сценарий для. Таким образом, это - больше предупредительный оператор, затем рассматривая Ваш вопрос.
200 МБ также глупы, особенно когда Вы получаете отчеты Excel, которые 3-10MB часть, или кто-то хочет добавить неуменьшенные изображения/подписи к их электронным письмам или даже общим электронным письмам HTML. Сегодня минимум должен составить 2 ГБ за почтовый ящик, но действительно где-нибудь между 5-10GB предлагается. Следует иметь в виду, хотя, люди будут всегда использовать/максимизировать то, что им дают. Если Вы дадите им 10 ГБ, то они будут в конечном счете использовать так много и просить больше. На обороте 200 МБ - почти ничто, это почти эквивалентно 10 МБ, так как они удаляют и делают пространство каждым разом, когда они получают новую почту.
Что касается Outlook и проблем PST, файл PST может быть хорошим. .pst файл используется для больше, чем просто локального устройства хранения данных электронных писем, это также имеет:
- Календарные назначения
- Информация о списке ожидающих выполнения задач
- Самое главное: Контакты
Я думаю локальная адресная книга (контакты), информацией является ключевая вещь, что люди не могли бы хотеть идти в облачную среду. Что-то, что необходимо рассмотреть, должно синхронизировать .pst файл с сетевым профилем так, чтобы к нему можно было получить доступ отовсюду.
С другой стороны, .pst файлы действительно имеют некоторые плохие вещи, они:
- часто повреждаемые электронные письма порождения и другие данные, чтобы быть потерей
- достигните критического собственного размера (2 ГБ для более старого ANSI, 20 ГБ для Unicode), который увеличивает возможности повреждения или другие проблемы с Вашей системой
- не очень безопасны (легко обойти любые меры по паролю),
- более новые версии (Outlook 2003 и на) не обратно совместимы с более старой версией Outlook, который мог бы быть важным, если у Вас есть сайты непредвиденного обстоятельства, более старые рабочие столы или более старые ноутбуки, которые выполняют более старую версию программного обеспечения