Отодвигание от папок общественности Exchange - Экспорт в папку файловой системы?
Можно добавить/удалить роли через PowerShell cmdlet и командную строку - http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc732263.aspx.
Чтобы сделать так через групповую политику используют сценарии запуска.
Просто предложение, перейдя из среды Exchange 2003 в среду Office 365, они предлагают переместить общие папки в список SharePoint. С фотографиями SharePoint может предложить некоторые преимущества в том смысле, что вы можете хранить расширенные объемы метаданных для каждого изображения, а также возможности индексирования и поиска. По сути, почтовые ящики были настроены для получения электронной почты, а затем был запущен сценарий или процесс, чтобы принять электронную почту и переместить ее в список SP.
В качестве альтернативы,
Да, у вас должна быть возможность создать сценарий правила для этой папки для автоматического сохранения вложений, которые входят в эту папку. В противном случае вам придется вручную сохранять каждое вложение.
Я лично этого не делал, но следующий вопрос StackOverflow может указать вам правильное направление для кодирования VBA:
Правило сохранения вложений во входящих сообщениях электронной почты не работает
Хотя общие папки сильно устарели и вряд ли будут использоваться в следующих версиях Exchange. Я бы посоветовал перейти к чему-нибудь другому, например, к почтовому ящику ресурсов или Sharepoint.