Пересылка электронной почты / Инфраструктура электронной почты
Мы пытаемся улучшить нашу инфраструктуру электронной почты в нашей небольшой компании. Мы используем решение для веб-хостинга, в котором есть все наши адреса электронной почты (без сервера обмена, Google и т. Д.).
Вот сценарий:
У нас есть адреса продаж, и сотрудник отвечает за назначение электронной почты отдельным сотрудникам (электронная почта от клиента к продажам на адрес электронной почты сотрудника). Допустим, Джо был назначен адрес электронной почты. Он занимается с клиентом пару дней, но затем Джо заболевает на пару дней.
В приведенном выше сценарии, как бы вы продолжили помогать этому клиенту, если все его сообщения проходят через электронную почту Джо? Я бы подумал, что настроить все на пересылку от Джо к временному сотруднику было бы простым решением, но было бы неприятно пересылать его, а затем менять обратно, когда он вернется.
Другими словами, есть ли рекомендуемый дизайн шаблон, которому следует следовать при настройке инфраструктуры электронной почты, имеет ли это смысл в данной конкретной ситуации? Я думаю, что эта проблема уже решена более простым решением. Мы используем Outlook. Спасибо!
Пересылка всего от Джо кому-то еще не решает общую ситуацию для текущей работы, поскольку она только пересылает будущую почту. И это, и предоставление кому-то другого доступа к учетной записи Джо также имеет проблемы с конфиденциальностью, поскольку Джо может получать некоторую почту, предназначенную как личную, используемую для восстановления пароля и т.д. есть много подходов к решению этой проблемы.
- Автоматические ответы.
- Вы можете добавить ответ, что клиенты могут связаться с кем-то другим во время отсутствия.
- Минусы: клиент должен принять меры. Спамеры тоже получат ответы.
- Списки рассылки.
- Это серверная функция, но не ограничивается Microsoft Exchange.
- Все получают одно и то же сообщение.
- Минусы: трудно гарантировать, что кто-то другой не ответил / не работает над тем же делом.
- Общие учетные записи электронной почты / (скрыто) / (скрыто) и т. д.
- Единая, удобная точка контакта с клиентом.
- Microsoft Exchange позволяет использовать собственные учетные данные, для других может потребоваться обмен фактической информацией учетной записи со всеми участниками.
- Используя разные подписи, вы можете узнать, кто ответил, и представление Outlook Показать как беседы помогает отслеживать дело.
- Вы можете добавить структуру почтового ящика, которая помогает управлять рабочим процессом и этапами, например
Джон \ незаконченный,Джон \ ожидание-ответа,Джон \ законченный. Таким образом, вы можете потребовать дело за вас, но любой другой может передать дело, например,Джейн \ незаконченный.
- Система тикетов.
- Обновленная версия общих почтовых ящиков с расширенным отслеживанием и мониторингом.
- Не работает только в системе электронной почты, но может потребоваться (веб) сервер.
- Открытый исходный код: OsTicket & OTRS Free .
- Бесплатно: Freshdesk , Spiceworks , C-Desk & ngDesk .
- Многие коммерческие решения, но могут быть вне сферы применения, если у вас ограниченный бюджет.
- В зависимости от уровня конфиденциальности вы можете нужен один, который вы размещаете самостоятельно.