Вы могли создать общего пользователя с этой целью и всех заинтересованных пользователей rw или r/o доступ к календарю того общего пользователя. Они могли затем запланировать себя для событий, поскольку они считают целесообразным на календаре того общего пользователя. Это предполагает, что все Ваши пользователи являются частью Вашей почтовой системы Exchange Server.
Если бы это был я (и если бы я понимаю Вашу проблему правильно), то я не использовал бы третье лицо, прибавляют. Я попробовал бы Google Calendar для установки событий, выполняющих эти шаги:
Я думаю, что это удовлетворит потребности Вашего пользователя, хотя может добавить к их кривой обучения немного.