Учитывая требование исходного корреспондента для совместимости формата файла MS Office, Откройте, Office должен, конечно, быть предпочтен по Google Docs (хотя я замечаю, что OffiSync предлагает решение отсутствия совместимости между теми двумя системами до настоящего времени). Google Docs также накладывает ограничение размера файла, которое может быть проблемой.
Существуют различия, но немного обучения в различиях, а также напоминаниях, чтобы всегда сохранить в формате файла MS Office (это может быть установлено по умолчанию) и не должно быть никакой проблемой.
Что касается операционной системы, другое голосование здесь за Ubuntu. Пока пуристы будут ненавидеть меня, это может быть легко настроено для взгляда почти идентичным MS Windows - важный для меньшего-количества-опытных-пользователей, которое привыкло к вещам, являющимся что определенный MS путь.
Тем не менее не торопитесь для исследования дисконтных опций от Microsoft для благотворительных лицензий на программное обеспечение / образовательных лицензий на программное обеспечение сначала.
У нас есть та же проблема с одним пользователем с одним назначением. У него есть Outlook 2007, сервер является Exchange 2003, работая на 32-разрядном Windows 2003 Standard. Его назначение продолжало повторяться (отсылка запросов ответа) каждые 20 минут, пока мы не удалили назначение.
Это может звучать от основы, но Вы исключаете соответствующие каталоги, файлы и процессы из Вашего программного обеспечения AV на Exchange Server? Я видел, что программное обеспечение AV делает некоторые довольно странные вещи на Exchange, если каталоги Exchange, файлы и процессы не были исключены.