Комната для собраний Outlook / Exchange Проблемы с отчетностью
Отчетность
Иногда в конференц-залах ломается. Люди должны легко сообщать об этом, например, «проектор не работает», «громкая связь не работает», «комната очень грязная» или что-то еще, что мы можем придумать.
Эту информацию нужно где-то хранить, в базе данных или в чем-то еще, чтобы ее можно было очистить, как только она будет исправлена - и кто-то должен быть уведомлен об этом (DL, электронная почта или что-то еще).
Уведомление для других bookers
Если я забронировал конференц-зал, который теперь отмечен проблемой, я должен получить уведомление. Желательно, чтобы при бронировании это было видно в интерфейсе, но если нет, то, возможно, я получу электронное письмо с указанием проблемы, чтобы я мог рассмотреть возможность перебронирования.
Вопрос
Существует ли подобное программное обеспечение, может быть, даже какие-то функции в Exchange / Outlook, о которых я не знаю? Сторонние?
Этот вопрос, вероятно, будет закрыт, так как это скорее вопрос «рекомендации по программному обеспечению», как он сейчас написан. Возможно, вам удастся сформулировать свой вопрос лучше, чтобы избежать этого, не уверен.
Тем не менее, в Exchange нет встроенных функций для этого, но вы можете посмотреть, как программно делать то, что вы хотите.
Возможный решение (логически) могло бы выглядеть так:
- Пользователь отправляет запрос в вашу систему продажи билетов службы поддержки.
- Система продажи билетов или какой-либо другой инструмент автоматизации (или даже скрипт, запускаемый администратором службы поддержки), обновляет автоответчик почтового ящика комнаты с проблемой, которую имеет комната. Однако это поможет только с новыми запросами на бронирование. Для существующих запросов на бронирование это было бы сложно, но вы могли бы заставить его извлекать все встречи, забронированные в течение следующих 7 дней, и автоматически отправлять организатору электронное письмо с проблемой. Опять же, для этого потребуются сценарии на стороне ИТ, а также способ запустить это ...вероятно, вручную из службы поддержки, потому что, если кто-то отправит электронное письмо в систему продажи билетов, например «В конференц-зале 1 закончился кофе», хотя они не должны были отправлять его в ИТ, вы не хотите, чтобы какой-то автоматический процесс отправлял это всем бронирования.
- Как только проблема будет решена, сценарий для изменения автоматического ответа комнаты на нормальный для новых бронирований.
Подобные вещи могут быть выполнены, но для этого потребуется сценарий Exchange, выходящий за рамки быстрого ответьте здесь ...
Мне ничего не известно. Вероятно, у вас получится что-то вместе, если вы принесете Microsoft Flow или PowerApp. Вы можете создать список SharePoint для отслеживания отправлений и подключить поток для принятия мер при добавлении новых элементов в календарь, которые сверяются с этим списком SP.
Flow все еще развивается, и я знаю, что у него есть проверка на добавление новых элементов в календарь, но еще не углубился в подробности, чтобы предоставить более подробное решение.
Помимо этого, вам, возможно, придется создать собственный код или скрипт для обработки взаимодействия.